Directives aux cadres

Cette section offre un complément d’information pour aider les cadres dans le processus de gestion des conflits d’intérêts. Nous recommandons aux cadres de prendre au préalable connaissance des étapes du processus décrites à la section Faire sa déclaration.

Vous pouvez aussi consultez les capsules vidéo " Gère-t-on tous les CI de la même façon?" ou "Quels sont les outils de formations disponibles?"

La divulgation d’intérêts en bref : Les étapes du processus

Étape 2 : Recueillir les déclarations

  • Les formulaires dûment remplis doivent vous être remis au plus tard le 10 février 2017.

  • Les membres du personnel administratif et de soutien doivent remettre le formulaire au directeur de leur service ou à la personne désignée par lui et en relation d’autorité avec l’employé.

  • Les membres du corps enseignant et les étudiants concernés doivent remettre leur déclaration au directeur de leur département ou au doyen de leur faculté, qui agissent à titre de président du comité d’unité.

  • Référez-vous au tableau qui désigne les responsables du traitement des déclarations.

Étape 3 : Évaluer les déclarations

A – Personnel administratif et de soutien (article 5.2 du Règlement)

  • C’est vous, comme gestionnaire en autorité, qui devez procéder à l’analyse des dossiers.

  • Si aucun conflit n’est signalé, vous devez remplir la section du formulaire de déclaration de l’employé réservée au gestionnaire.

  • Si un employé se déclare en situation de conflit d’intérêts, vous devez convenir avec lui des mesures qui seront prises pour corriger la situation.

  • L’employé aura parfois lui-même pris des mesures pour régler la situation. Au besoin, rencontrez-le pour obtenir des précisions. Si les mesures proposées vous satisfont, vous n’avez qu’à les autoriser.

  • Lorsque l’employé se trouve en situation de conflit d’intérêts, vous devez remplir l’annexe 1 (Plan de gestion du conflit d’intérêts).

B – Personnel enseignant, stagiaires postdoctoraux et étudiants visés1 (article 5.1 du Règlement)

  • Vous devez former un comité d’unité, présidé par vous-même et composé de deux professeurs nommés par l’assemblée de votre unité, pour un mandat de trois ans. Ce comité sera responsable de l’analyse des dossiers.

  • Si aucun conflit n’est signalé, vous devez remplir la section du formulaire de déclaration réservée au gestionnaire.

  • Si un membre du personnel enseignant se déclare en conflit d’intérêts, le comité d’unité doit convenir avec lui des mesures qui seront prises pour corriger la situation.

  • Si le déclarant est un étudiant ou un stagiaire postdoctoral, le comité doit s’adjoindre un étudiant inscrit aux cycles supérieurs avant de traiter le dossier, conformément à la Loi sur l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiants. Les dossiers des stagiaires postdoctoraux seront traités par la Faculté des études supérieures et postdoctorales.

  • Le déclarant aura parfois lui-même pris des mesures pour régler la situation. Au besoin, le comité pourra le rencontrer pour obtenir des précisions. Si les mesures proposées satisfont les membres du comité d’unité, ils n’auront qu’à les autoriser.

  • Lorsque la personne se trouve en situation de conflit d’intérêts, vous devez remplir l’ Annexe 1 (Plan de gestion du conflit d’intérêts).

1 Les étudiants des 2e et 3e cycles et les stagiaires postdoctoraux ont l’obligation de déclarer annuellement les activités susceptibles de les placer dans des situations de conflits d'intérêts. Les étudiants de 1er cycle ne sont pas soumis à la même obligation annuelle, mais ils doivent déclarer tout conflit d’intérêts s’ils participent à des travaux de recherche.

Étape 4 : Plan de gestion du conflit d’intérêts

  • En cas de conflit d’intérêts déclaré, vous devez communiquer au déclarant votre décision, ou celle du comité que vous présidez, en lui transmettant l’annexe 1 (plan de gestion du conflit d’intérêts) dûment remplie.

  • Le déclarant qui se dit satisfait du plan proposé doit signer l’annexe 1 et vous la remettre.

  • Si un déclarant n’est pas satisfait de la décision du comité ou du responsable d’unité, vous pouvez l’inviter à soumettre une demande de révision au comité d’appel selon la procédure décrite dans la section Faire sa déclaration.

Étape 5 : Conservation des déclarations

  • Vous êtes responsable de la conservation des formulaires de divulgation et des annexes pertinentes. Ces documents doivent être conservés dans le dossier de l’employé ou dans le dossier de l’étudiant à son unité d’attache selon les règles de conservation définies par Service de la gestion des documents et des archives

Étape 6 : Produire le rapport annuel de votre unité

Trois conseils pour une gestion éclairée

Comment reconnaître les conflits d’intérêts ?

Le plus important est d’établir si les intérêts personnels entrent en conflit avec les responsabilités professionnelles. Les questions suivantes peuvent vous aider à déceler la présence d’un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent.

  • Quelles responsabilités et quels intérêts se trouvent en conflit?

  • Ces intérêts sont-ils significatifs pour les acteurs concernés?

  • Des réputations (d’individus ou d’établissements) sont-elles en jeu?

  • Comment le CI est-il perçu par les gens à l’extérieur de l’établissement?

  • Quels sont les risques et dommages engendrés par le CI?

  • Qui peut être touché par le CI et comment?

Comment gérer les conflits d’intérêts?

Évaluez le risque, pensez solution. Toute gestion efficace d’un conflit d’intérêts passe par une évaluation des risques. Et la solution retenue pour régler le différend devra être proportionnelle au risque existant. Plus le risque est élevé, plus la méthode de gestion sera complexe.

Dans tous les cas, il est important d’inclure le déclarant dans le processus de gestion du conflit. Cette approche collaborative permet de prendre en considération ses intérêts. De plus, le déclarant est souvent celui qui connaît le mieux la situation. Sa participation permettra d’optimiser la gestion de la situation.

Comment rester neutre ?

Une difficulté reconnue veut que nous soyons peu efficaces à reconnaître les conflits d’intérêts dans lesquels nous sommes partie prenante, alors que, lorsqu’il s’agit d’analyser ceux des autres, nous pouvons le faire avec une grande compétence.

Voilà pourquoi il est important, à toutes les étapes du processus, de solliciter l’aide de personnes qui ne sont pas concernées par les projets analysés mais qui ont une connaissance générale du contexte.