Gestion des conflits
Cette section s'adresse aux cadres et offre un complément d’information pour vous aider dans le processus de gestion des conflits d’intérêts. Nous vous recommandons de prendre au préalable connaissance des étapes du processus décrites à la page Déclaration d’intérêts.
La divulgation d’intérêts en bref
Les étapes du processus
Production des déclarations
Un courriel sera envoyé aux membres du personnel, du corps professoral et du corps étudiant concernés afin de leur demander de remplir la déclaration annuelle
La déclaration annuelle devra être remplie et soumise avant la date limite indiquée sur la page d’accueil de ce site et indiquée dans le courriel envoyé au personnel au début de chaque année.
Attention !
Si un changement survient dans la situation d’un membre de votre équipe, elle ou il devra remplir et soumettre à nouveau une déclaration afin de mettre à jour les informations à ce sujet le concernant.
Évaluation des déclarations
A – Personnel administratif et de soutien (article 5.2 du Règlement)
C’est vous, comme gestionnaire, qui devez procéder à l’analyse des dossiers.
Si aucun conflit n’est signalé, vous n’avez pas d’action à poser.
Si une ou un membre de votre équipe se déclare en situation de conflit d’intérêts, vous devez convenir avec elle ou lui des mesures qui seront prises pour corriger la situation.
La personne concernée aura parfois pris elle-même des mesures pour régler la situation. Au besoin, rencontrez-la pour obtenir des précisions. Si les mesures proposées vous satisfont, vous n’avez qu’à les autoriser.
Lorsqu’une personne de votre équipe se trouve en situation de conflit d’intérêts, vous devez remplir le plan de gestion de conflit d’intérêts.
B – Personnel enseignant, stagiaires postdoctoraux et membres du corps étudiant visés1 (article 5.1 du Règlement)
Vous devez former un comité d’unité, présidé par vous-même et composé de deux membres du corps professoral nommés par l’assemblée de votre unité, pour un mandat de trois ans. Ce comité sera responsable de l’analyse des dossiers.
Si aucun conflit n’est signalé, vous devez remplir la section du formulaire de déclaration réservée à la ou au gestionnaire.
Si une ou un membre du personnel enseignant se déclare en conflit d’intérêts, le comité d’unité doit convenir avec elle ou lui des mesures qui seront prises pour corriger la situation.
Si la personne déclarante est membre du corps étudiant ou stagiaire postdoctoral, le comité doit s’adjoindre une ou un membre du corps étudiant inscrit aux cycles supérieurs avant de traiter le dossier, conformément à la Loi sur l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiants. Les dossiers des stagiaires postdoctoraux seront traités par les Études supérieures et postdoctorales.
La déclarante ou le déclarant aura parfois lui-même pris des mesures pour régler la situation. Au besoin, le comité pourra rencontrer la personne pour obtenir des précisions. Si les mesures proposées satisfont les membres du comité d’unité, ils n’auront qu’à les autoriser.
Lorsque la personne se trouve en situation de conflit d’intérêts, vous devez remplir le Plan de gestion des conflits d’intérêts.
Note :
1 - Les membres du corps étudiant des 2e et 3e cycles et les stagiaires postdoctoraux ont l’obligation de déclarer annuellement les activités susceptibles de les placer dans des situations de conflits d’intérêts. Les membres du corps étudiant de 1er cycle ne sont pas soumis à la même obligation annuelle, mais ils doivent déclarer tout conflit d’intérêts s’ils participent à des travaux de recherche.
Plan de gestion du conflit d’intérêts
- En cas de conflit d’intérêts déclaré, vous devez communiquer à la personne déclarante votre décision, ou celle du comité que vous présidez, en lui transmettant le Plan de gestion des conflits d’intérêts dûment rempli.
- Si elle se dit satisfaite du plan proposé, elle doit signer le plan et vous le remettre.
- Si une personne déclarante n’est pas satisfaite de la décision du comité ou de la ou du responsable d’unité, vous pouvez l’inviter à soumettre une demande de révision au comité d’appel selon la procédure.
Suivi des déclarations et de la gestion des conflits
- Les rapports disponibles dans Synchro vous permettront de faire un suivi des déclarations et de la gestion des conflits.
- Un suivi sera effectué par le vice-rectorat aux ressources humaines et aux affaires professorales afin de s’assurer de la gestion des conflits d’intérêts.
Trois conseils pour une gestion éclairée
Reconnaître les conflits d’intérêts
Le plus important est d’établir si les intérêts personnels entrent en conflit avec les responsabilités professionnelles. Les questions suivantes peuvent vous aider à déceler la présence d’un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent.
- Quelles responsabilités et quels intérêts se trouvent en conflit ?
- Ces intérêts sont-ils significatifs pour les personnes concernées ?
- Des réputations (d’individus ou d’établissements) sont-elles en jeu ?
- Comment le conflit d’intérêts est-il ou serait-il perçu par les gens à l’extérieur de l’établissement ?
- Quels sont les risques et dommages engendrés par le conflit d’intérêts ?
- Qui peut être touché par le conflit d’intérêts et comment ?
Gérer les conflits d’intérêts
Évaluez le risque, pensez solution. Toute gestion efficace d’un conflit d’intérêts passe par une évaluation des risques. Et la solution retenue pour régler le différend devra être proportionnelle au risque existant. Plus le risque est élevé, plus la méthode de gestion sera complexe.
Dans tous les cas, il est important d’inclure la déclarante ou le déclarant dans le processus de gestion du conflit. Cette approche collaborative permet de prendre en considération ses intérêts. De plus, la personne déclarante est souvent celle qui connaît le mieux la situation. Sa participation permettra d’optimiser la gestion de la situation.
Rester neutre
Une difficulté reconnue veut que nous soyons peu efficaces à reconnaître les conflits d’intérêts dans lesquels nous sommes partie prenante, alors que, lorsqu’il s’agit d’analyser ceux des autres, nous pouvons le faire avec une grande compétence.
Voilà pourquoi il est important, à toutes les étapes du processus, de solliciter l’aide de personnes qui ne sont pas concernées par les projets analysés, mais qui ont une connaissance générale du contexte.